Mẫu Invoice & Packing List Chuẩn Khi Gửi Hàng Quốc Tế

25
Th8

Mục lục

Mẫu Invoice & Packing List Chuẩn Khi Gửi Hàng Quốc Tế: Áp Dụng Cho Pos Indonesia

Invoice (hóa đơn thương mại) và Packing List (phiếu đóng gói) là hai chứng từ không thể thiếu trong bất kỳ lô hàng quốc tế nào, đặc biệt khi gửi hàng đi Indonesia thông qua các dịch vụ như Pos Indonesia. Chúng không chỉ là cơ sở để tính toán giá trị hải quan, thuế và phí vận chuyển mà còn quyết định trực tiếp đến tốc độ thông quan, tránh rủi ro bị giữ hàng, kiểm tra chéo hoặc phạt tiền. Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn mẫu chuẩn và hướng dẫn chi tiết cách điền để lô hàng của bạn tới tay đối tác Indonesia một cách suôn sẻ và chuyên nghiệp nhất.

Những lưu ý khi vận chuyển hàng đi Pháp - Bình Dương Logistics, Vận Chuyển Quốc Tế, Hải Quan, Vận Tải

Tại Sao Invoice Và Packing List Lại Quan Trọng Đến Vậy?

Khi gửi hàng đi Indonesia thông qua Pos Indonesia, hai chứng từ này đóng vai trò then chốt:

  • Đối với Hải quan Indonesia: Đây là cơ sở pháp lý để xác định mã HS Code, tính thuế nhập khẩu (Import Duty), thuế giá trị gia tăng (VAT 11%), và kiểm soát hàng hóa có thuộc danh mục cấm hay hạn chế không.

  • Đối với người nhận hàng: Giúp họ kiểm tra đối chiếu số lượng, mô tả hàng hóa nhận được có đúng với đơn đặt hàng hay không.

  • Đối với đơn vị vận chuyển: Là căn cứ để tính cước phí (dựa trên trọng lượng và giá trị) và xử lý thủ tục.

Một bộ chứng từ thiếu chuyên nghiệp, sai sót có thể dẫn đến việc hàng bị ứ đọng tại cảng, chậm trễ giao hàng, phát sinh chi phí lưu kho và thậm chí là bị từ chối nhập khẩu.

Mẫu Commercial Invoice (Hóa Đơn Thương Mại) Chuẩn

Commercial Invoice là chứng từ quan trọng nhất, thể hiện giá trị thương mại của lô hàng.

Thông tin bắt buộc phải có:

  1. Tiêu đề “COMMERCIAL INVOICE”: Ghi rõ ràng.

  2. Thông tin Người xuất khẩu (Exporter/Shipper):

  3. Thông tin Người nhập khẩu (Consignee/Importer):

  4. Thông tin Người nhận (Notify Party): (Nếu có)

  5. Số Invoice, Ngày phát hành (Invoice No., Date):

  6. Chi tiết vận chuyển:

  7. Mô tả chi tiết hàng hóa (Description of Goods):

  8. Điều khoản giao hàng (Incoterms): Ghi rõ (e.g., FOB, CIF, EXW…).

  9. Chữ ký và đóng dấu của người xuất khẩu.

Lưu ý quan trọng cho Indonesia:

  • Giá trị trên invoice phải là giá trị thật. Hải quan Indonesia có hệ thống định giá và rất dễ phát hiện việc khai báo giá thấp để trốn thuế. Hình phạt có thể là phạt tiền nặng, tịch thu hàng hoặc đưa vào danh sách đen.

Mẫu Packing List (Phiếu Đóng Gói) Chuẩn

Packing List thể hiện thông tin về cách thức đóng gói, không thể hiện giá trị.

Thông tin bắt buộc phải có:

  1. Tiêu đề “PACKING LIST”:

  2. Thông tin Người xuất khẩu và Người nhập khẩu: (Giống như trong Invoice).

  3. Số Packing List, Ngày phát hành.

  4. Số Invoice tương ứng.

  5. Vận đơn (Bill of Lading/Air Waybill Number): (Có thể điền sau khi nhận được từ Pos Indonesia).

  6. Chi tiết đóng gói:

    • Số kiện (Number of Packages): Tổng số thùng/carton/kiện.

    • Loại bao bì (Type of Packages): Carton, pallet, crate…

    • Mô tả hàng hóa theo từng kiện: Mỗi kiện gồm những gì, số lượng.

    • Kích thước từng kiện (Dimensions): Dài x Rộng x Cao (cm).

    • Trọng lượng từng kiện (Weight per Package): Trọng lượng tổng (Gross Weight) và trọng lượng tịnh (Net Weight).

    • Tổng trọng lượng và tổng thể tích (CBM) toàn bộ lô hàng.

  7. Mark and Numbers: Ký mã hiệu trên thùng hàng (thường là tên viết tắt người nhận, số thùng, destination).

Lưu ý quan trọng:

  • Số liệu trên Packing List phải khớp tuyệt đối với số liệu khai báo trên vận đơn và thực tế đóng gói. Sai lệch dù nhỏ cũng có thể dẫn đến phí phạt từ hãng tàu/hãng bay.

Mẹo Và Lỗi Thường Gặp Khi Làm Chứng Từ Cho Indonesia

  • Nhất quán tuyệt đối: Tất cả thông tin (tên, địa chỉ, mô tả hàng) trên Invoice, Packing List và Bill of Lading phải giống nhau 100%.

  • Sử dụng tiếng Anh: Tất cả chứng từ bắt buộc phải bằng tiếng Anh.

  • In trên logo công ty: Thể hiện sự chuyên nghiệp.

  • Kiểm tra kỹ: Rà soát lại mọi con số, chữ viết trước khi gửi.

  • Lỗi thường gặp:

    • Thiếu mã số thuế NPWP của người nhận.

    • Mô tả hàng hóa chung chung.

    • Khai báo giá trị không trung thực.

    • Sai lệch trọng lượng, số kiện giữa các chứng từ.

Kết luận

Việc chuẩn bị một bộ Invoice và Packing List chính xác, đầy đủ và chuyên nghiệp là bước đầu tiên và quan trọng nhất để đảm bảo lô hàng của bạn được thông quan thuận lợi khi gửi hàng đi Indonesia thông qua Pos Indonesia. Hãy sử dụng các mẫu và hướng dẫn trên đây như một cẩm nang để tránh những rủi ro không đáng có, tiết kiệm thời gian và chi phí, xây dựng uy tín với đối tác Indonesia. Khi nghi ngờ, hãy luôn tham vấn ý kiến từ đơn vị forwarder của bạn để được hỗ trợ tốt nhất.

Xem thêm:

Dịch Vụ Gửi Thư Tín, Tài Liệu, Giấy Tờ Hành Chính

Gửi giày từ Việt Nam đi Indonesia 

tts_cantho