Nhiều doanh nghiệp cho rằng chỉ cần khai đúng giá trị hàng, đúng mã HS là đủ để thông quan. Tuy nhiên, trên thực tế, rất nhiều lô hàng bị trì hoãn chỉ vì thiếu chữ ký hoặc con dấu trên chứng từ.
Vậy mức độ quan trọng của chúng ra sao?
Mục lục
1. Chữ ký – Cam kết pháp lý của doanh nghiệp
Khi ký vào chứng từ, doanh nghiệp đang xác nhận:
-
Thông tin kê khai là chính xác
-
Giá trị hàng hóa là trung thực
-
Chịu trách nhiệm trước pháp luật
Trong trường hợp phát sinh tranh chấp, chữ ký là bằng chứng quan trọng xác định nghĩa vụ của các bên.
2. Con dấu – Dấu hiệu nhận diện pháp nhân
Tại nhiều quốc gia châu Á, con dấu vẫn được xem là yếu tố bắt buộc để chứng từ có hiệu lực.
Nếu thiếu dấu:
-
Ngân hàng có thể từ chối thanh toán LC
-
Hải quan yêu cầu bổ sung hồ sơ
-
Đối tác nghi ngờ tính xác thực
Mặc dù xu hướng điện tử hóa ngày càng phổ biến, nhưng nhiều cơ quan vẫn yêu cầu bản giấy có dấu đỏ.
3. Rủi ro thực tế khi thiếu chữ ký & con dấu
Các tình huống thường gặp:
• CO bị từ chối vì chữ ký không khớp mẫu
• Invoice không được chấp nhận do thiếu người ký
• Bộ chứng từ LC bị ngân hàng trả về
• Hàng bị giữ để xác minh lại tính hợp lệ
Hệ quả là phát sinh phí lưu kho, lưu container, chậm giao hàng và mất uy tín với khách hàng.
4. Cách phòng tránh sai sót
Doanh nghiệp nên:
-
Thiết lập checklist kiểm tra chứng từ
-
Phân quyền rõ người được ký
-
Lưu mẫu chữ ký đăng ký với ngân hàng
-
Kiểm tra yêu cầu riêng của từng thị trường
Việc kiểm tra kỹ trước khi phát hành chứng từ giúp giảm thiểu rủi ro đáng kể.
5. Có nên bỏ hoàn toàn con dấu trong thời đại số?
Nhiều doanh nghiệp chuyển sang chữ ký số, nhưng cần lưu ý:
-
Một số nước vẫn yêu cầu bản cứng
-
CO ưu đãi thường cần bản gốc
-
LC có thể yêu cầu chứng từ giấy
Do đó, việc loại bỏ hoàn toàn con dấu cần dựa trên quy định cụ thể và thỏa thuận hợp đồng.
6. Kết luận
Chữ ký và con dấu tuy nhỏ nhưng đóng vai trò cực kỳ quan trọng trong xuất nhập khẩu. Chỉ một thiếu sót nhỏ cũng có thể khiến cả lô hàng bị đình trệ nhiều ngày.
Trong thương mại quốc tế, tính chính xác và đầy đủ của chứng từ chính là nền tảng để giao dịch diễn ra suôn sẻ và an toàn.
Gửi Bột Ngũ Cốc Đi Indonesia Nhanh, An Toàn
Vận tải đa phương thức là gì và những điều cần biết
