Trong xuất nhập khẩu, nhiều doanh nghiệp cho rằng chậm thông quan thường đến từ việc kiểm hóa hoặc chính sách kiểm soát đặc biệt. Tuy nhiên, thực tế cho thấy nguyên nhân phổ biến nhất lại xuất phát từ những lỗi nhỏ trong chứng từ. Chỉ một sai sót về câu chữ, con số hoặc thông tin không đồng nhất cũng có thể khiến lô hàng bị giữ lại nhiều ngày tại cảng hoặc sân bay.
Việc chậm trễ không chỉ làm phát sinh chi phí mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ giao hàng và uy tín doanh nghiệp. Dưới đây là những lỗi thường gặp nhất và giải pháp xử lý hiệu quả.
Mục lục
1. Thông tin không đồng nhất giữa các chứng từ
Một bộ hồ sơ xuất khẩu thường gồm:
-
Commercial Invoice
-
Packing List
-
Bill of Lading hoặc Airway Bill
-
Hợp đồng thương mại
Nếu tên công ty, địa chỉ, mã số thuế hoặc người nhận hàng ghi khác nhau giữa các chứng từ, hệ thống hải quan có thể đánh dấu nghi vấn.
Ví dụ phổ biến:
-
Invoice ghi “Công ty TNHH ABC”
-
Vận đơn ghi “ABC Co., Ltd”
Dù nội dung giống nhau về bản chất, nhưng cách thể hiện khác nhau vẫn có thể bị yêu cầu xác minh.
Giải pháp: Luôn kiểm tra chéo thông tin trước khi phát hành chứng từ chính thức.
2. Mô tả hàng hóa thiếu chi tiết
Mô tả quá chung chung là lý do khiến hải quan yêu cầu kiểm tra thực tế.
Thay vì ghi:
-
“Food products”
-
“Machinery parts”
-
“Textile goods”
Nên mô tả cụ thể:
-
“Instant cereal powder – packaged – for personal use”
-
“Steel automotive brake pads – new condition”
-
“Cotton T-shirt – 100% cotton – men size L”
Mô tả càng rõ ràng, khả năng bị giữ hàng càng thấp.
3. Khai sai mã HS Code
Sai mã HS là lỗi nghiêm trọng nhưng lại rất thường gặp. Chỉ cần nhầm 1–2 số cuối cũng có thể:
-
Áp sai thuế suất
-
Bị truy thu thuế
-
Bị xử phạt hành chính
-
Yêu cầu kiểm hóa toàn bộ lô hàng
Nhiều doanh nghiệp dùng lại mã HS của lô trước mà không kiểm tra lại quy định mới.
Lưu ý: Biểu thuế có thể thay đổi theo từng năm. Cần cập nhật thường xuyên.
4. Chênh lệch trọng lượng và số kiện
Hải quan thường đối chiếu:
-
Trọng lượng trên vận đơn
-
Trọng lượng trên Packing List
-
Số kiện thực tế
Nếu có sự chênh lệch, dù nhỏ, hàng có thể bị giữ lại để kiểm tra.
Một số lỗi phổ biến:
-
Nhập sai đơn vị tính (kg thành lbs)
-
Ghi thiếu số kiện
-
Sai tổng trọng lượng do tính toán nhầm
Sai sót này dễ xảy ra khi chỉnh sửa file nhưng không cập nhật đồng bộ.
5. Thiếu chữ ký, dấu hoặc ngày phát hành
Nhiều lô hàng bị chậm chỉ vì:
-
Invoice chưa ký
-
Không có dấu công ty (với thị trường yêu cầu)
-
Không ghi ngày phát hành
Một số quốc gia có quy định nghiêm ngặt về hình thức chứng từ. Thiếu một yếu tố nhỏ cũng có thể khiến hồ sơ bị trả lại.
6. Khai sai giá trị hàng hóa
Khai sai giá trị có thể do:
-
Nhập nhầm đơn giá
-
Sai tổng tiền
-
Cố tình khai thấp để giảm thuế
Hải quan thường có cơ sở dữ liệu giá tham chiếu. Nếu giá khai báo thấp bất thường, hàng sẽ bị giữ để xác minh.
Hậu quả có thể bao gồm:
-
Yêu cầu bổ sung chứng từ thanh toán
-
Truy thu thuế
-
Phạt hành chính
7. Không thống nhất điều kiện giao hàng (Incoterms)
Incoterms quy định trách nhiệm giữa người mua và người bán. Nếu hợp đồng ghi FOB nhưng Invoice lại thể hiện CIF, có thể dẫn đến tranh cãi về chi phí vận chuyển và bảo hiểm.
Hải quan hoặc hãng vận chuyển có thể yêu cầu làm rõ trước khi tiếp tục xử lý hồ sơ.
8. Hậu quả khi hàng bị giữ nhiều ngày
Những lỗi nhỏ trong chứng từ không chỉ làm chậm tiến độ mà còn kéo theo chi phí:
-
Phí lưu container (demurrage)
-
Phí lưu bãi (storage)
-
Phí sửa vận đơn
-
Phí chỉnh sửa chứng từ gốc
-
Chậm thanh toán từ khách hàng
Đối với hàng theo mùa hoặc thực phẩm, thiệt hại có thể lớn hơn nhiều so với chi phí sửa chứng từ.
9. Kết luận
Những lỗi nhỏ trong chứng từ khiến hàng bị giữ nhiều ngày thường không xuất phát từ vấn đề lớn, mà từ sự thiếu cẩn trọng trong khâu kiểm tra cuối cùng. Một bộ hồ sơ chính xác, đồng nhất và đầy đủ sẽ giúp quá trình thông quan diễn ra nhanh chóng, tiết kiệm chi phí và bảo vệ uy tín doanh nghiệp.
Trong hoạt động xuất nhập khẩu, việc đầu tư thời gian rà soát chứng từ kỹ lưỡng luôn rẻ hơn rất nhiều so với chi phí phát sinh khi hàng bị giữ tại cảng.
Gửi Bột Ngũ Cốc Đi Indonesia Nhanh, An Toàn
Gửi Cháo Gói Đi Đức Nhanh, An Toàn, Đúng Quy Định, Uy Tín Số 1
