Top 5 Lỗi “Chết Người” Khi Gửi Hàng Quốc Tế & Bí Kíp Tránh Từ Chuyên Gia Pos Indonesia

Gửi hàng đi quốc tế mở ra cơ hội kinh doanh toàn cầu, nhưng chỉ một sai sót nhỏ cũng có thể khiến lô hàng bị trì hoãn, tịch thu, thất lạc hoặc phát sinh chi phí “cắt cổ”. Dựa trên kinh nghiệm thực tế và kiến thức từ Pos Indonesia – đơn vị bưu chính hàng đầu tại Đông Nam Á, dưới đây là 5 lỗi phổ biến nhất và cách phòng tránh hiệu quả để hành trình vận chuyển của bạn suôn sẻ:

1. Sai Sót “Chết Người” Trong Giấy Tờ Hải Quan & Chứng Từ

• Lỗi Thường Gặp:

  • Khai báo thông tin người gửi/người nhận không chính xác hoặc thiếu sót (địa chỉ chi tiết, số điện thoại, email).

  • Mô tả hàng hóa mơ hồ (ví dụ: “hàng điện tử” thay vì “điện thoại di động Samsung Galaxy S23 đã qua sử dụng”).

  • Khai sai giá trị hàng hóa (cố ý hạ giá để trốn thuế hoặc vô tình khai thấp/hơn thực tế).

  • Thiếu các chứng từ bắt buộc (Hóa đơn thương mại – Commercial Invoice, Phiếu đóng gói – Packing List, Giấy chứng nhận xuất xứ – COO nếu cần).

  • Chọn mã HS Code (mã số phân loại hàng hóa) không chính xác.

• Hậu Quả: Hàng bị giữ lại tại hải quan, chậm trễ nghiêm trọng, bị trả về, phạt tiền, thậm chí tịch thu. Người nhận có thể phải nộp thuế cao bất thường.

• Cách Tránh (Theo Pos Indonesia):

  • Khai báo CHÍNH XÁC & CHI TIẾT

  • Giá Trị Trung Thực

  • Mã HS Code Chuẩn

  • Chuẩn Bị Đầy Đủ Chứng Từ

  • Sử Dụng Dịch Vụ Hỗ Trợ

2. Đóng Gói “Qua Quýt” – Hàng Hóa Hư Hỏng, Mất Mát

• Lỗi Thường Gặp:

  • Sử dụng thùng carton cũ, mềm, không đủ độ cứng.

  • Lót đệm không đủ (bọt khí, xốp, mút) hoặc không phù hợp với hàng hóa (đặc biệt là đồ dễ vỡ).

  • Đóng gói không chắc chắn, hàng hóa di chuyển lỏng lẻo bên trong thùng.

  • Không niêm phong kỹ bằng băng keo chuyên dụng (băng keo giấy chống thấm nước).

  • Ghi chú nhãn mác không rõ ràng (không ghi “Dễ Vỡ”, “Hàng Nhạy Cảm”, “Tránh Mưa/Nắng”).

• Hậu Quả: Hàng hóa bị móp méo, vỡ, hư hỏng trong quá trình vận chuyển nhiều công đoạn, va đập. Nguy cơ thất lạc nếu nhãn bị rách/bong tróc.

• Cách Tránh (Theo Pos Indonesia):

  • Chọn Thùng Mới & Chắc Chắn

  • Lót Đệm Kỹ Lưỡng

  • Niêm Phong Chắc Chắn

  • Dán Nhãn Rõ Ràng & Bền

  • Thử Nghiệm

3. Chọn Sai Phương Thức Vận Chuyển & Dịch Vụ

• Lỗi Thường Gặp:

  • Chọn dịch vụ chậm (Economy) khi cần giao hàng gấp, hoặc ngược lại, chọn dịch vụ nhanh (Express) tốn kém khi không cần thiết.

  • Không so sánh giá cước và thời gian vận chuyển giữa các hãng (Pos Indonesia, DHL, FedEx, UPS…).

  • Không hiểu rõ các điều khoản, hạn chế về kích thước, trọng lượng của dịch vụ đã chọn.

  • Bỏ qua việc mua bảo hiểm hàng hóa cho lô hàng có giá trị cao.

• Hậu Quả: Tăng chi phí vô ích hoặc giao hàng chậm trễ gây ảnh hưởng đến uy tín và hoạt động kinh doanh. Hàng quá khổ/cửa bị từ chối nhận hoặc phát sinh phụ phí lớn. Mất trắng nếu hàng giá trị cao bị hư hỏng/thất lạc mà không có bảo hiểm.

• Cách Tránh (Theo Pos Indonesia):

  • Xác Định Rõ Nhu Cầu

  • So Sánh & Lựa Chọn

  • Hiểu Rõ Quy Định

  • Mua Bảo Hiểm

4. Không Kiểm Tra Kỹ Danh Mục Hàng Cấm & Hạn Chế

• Lỗi Thường Gặp:

  • Gửi các mặt hàng bị cấm hoàn toàn (chất dễ cháy nổ, chất độc hại, vũ khí, chất gây nghiện, hàng cấm theo luật pháp quốc gia…).

  • Gửi hàng hạn chế (thực phẩm, mỹ phẩm, dược phẩm, động thực vật, hàng điện tử có pin…) mà không có giấy phép, chứng nhận cần thiết.

  • Không kiểm tra quy định cụ thể của nước nhập khẩu (mỗi nước có quy định riêng).

• Hậu Quả: Hàng bị tịch thu ngay tại hải quan, người gửi có thể bị phạt nặng, kiểm tra nghiêm ngặt các lô hàng sau, thậm chí bị khởi tố hình sự tùy mức độ vi phạm. Uy tín cá nhân/doanh nghiệp bị ảnh hưởng nghiêm trọng.

• Cách Tránh (Theo Pos Indonesia):

  • Tra Cứu Kỹ Lưỡng

  • Chuẩn Bị Giấy Tờ Cho Hàng Hạn Chế

  • Khai Báo Trung Thực

  • Hỏi Trực Tiếp Đơn Vị Vận Chuyển

5. Không Theo Dõi Đơn Hàng & Thiếu Liên Lạc Với Người Nhận

• Lỗi Thường Gặp:

  • Gửi xong là “thả nổi”, không sử dụng mã theo dõi (Tracking Number) để kiểm tra tình trạng hành trình.

  • Không cung cấp đủ thông tin liên lạc (email, số điện thoại quốc tế) cho người nhận hoặc ngược lại.

  • Không thông báo trước cho người nhận về việc hàng sắp đến và các thủ tục cần thiết (nếu có – như nộp thuế, xuất trình CMND).

• Hậu Quả: Không biết hàng đang ở đâu nếu có chậm trễ hoặc sự cố, không thể chủ động giải quyết. Người nhận không biết để sắp xếp nhận hàng hoặc chuẩn bị giấy tờ, dẫn đến giao hàng thất bại, hàng bị trả về hoặc lưu kho phát sinh phí. Gây hoang mang, mất niềm tin.

• Cách Tránh (Theo Pos Indonesia):

  • Ghi Nhớ & Sử Dụng Mã Theo Dõi

  • Cung Cấp Thông Tin Liên Lạc Đầy Đủ & Chính Xác

  • Thông Báo Cho Người Nhận

  • Chủ Động Liên Hệ Khi Có Vấn Đề:

Lời Khuyên Vàng Từ Pos Indonesia:

• Lựa Chọn Đối Tác Vận Chuyển Uy Tín

• Đọc Kỹ Điều Khoản & Điều Kiện: Dành thời gian tìm hiểu các điều khoản dịch vụ, quy định bồi thường, trách nhiệm của người gửi trước khi ký hợp đồng hoặc giao hàng.

• Chuẩn Bị Sớm & Kỹ Lưỡng: Đừng để nước đến chân mới nhảy. Chuẩn bị hàng hóa, giấy tờ, đóng gói và lựa chọn dịch vụ sớm giúp bạn có thời gian xử lý phát sinh.

• Tận Dụng Dịch Vụ Hỗ Trợ: Đừng ngần ngại hỏi nhân viên Pos Indonesia tại bưu cục hoặc qua tổng đài khi bạn có thắc mắc. Họ là nguồn thông tin đáng tin cậy.

Kết Luận:

Gửi hàng quốc tế không phải là thử thách không thể vượt qua nếu bạn trang bị đầy đủ kiến thức và sự cẩn trọng. Bằng cách nhận diện rõ và chủ động phòng tránh 5 lỗi thường gặp nghiêm trọng nêu trên, dựa trên nền tảng kiến thức thực tiễn từ các chuyên gia vận chuyển như Pos Indonesia, bạn hoàn toàn có thể tự tin mở rộng thị trường, đưa hàng hóa của mình đến với khách hàng toàn cầu một cách an toàn, hiệu quả và tiết kiệm chi phí. Hãy biến mỗi lần gửi hàng đi nước ngoài trở thành một trải nghiệm suôn sẻ!